SISTEM PENJAMINAN MUTU

SISTEM PENJAMINAN MUTU

Di PT ALFA dan OMEGA

1. Pendahuluan

Proses industri harus dipandang sebagai suatu perbaikan terus menerus ( Continuous Improvement ) yang dimulai dari adanya ide-ide untuk menghasilkan suatu produk, pengembangan produk, proses produksi sampai distribusi ke konsumen, seterusnya berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari konsumen, dapat dikembangkan ide-ide untuk menciptakan produk baru untuk memperbaiki produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini. Perbaikan performansi bisnis modern harus mencakup keseluruhan sistem industri dari kedatangan material sampai penyerahan produk ke konsumen dan desain ulang produk ( pengembangan kualitas produk ) untuk masa mendatang. Didalam suatu sistem mutu, yang paling penting adalah bahwa dokumentasi harus dibuat sesuai dengan kebutuhan untuk memenuhi sasaran mutu suatu organisasi atau perusahaan dan tidak berlebihan yang juga harus didukung oleh keseriusan pimpinan perusahaan dan keterlibatan semua karyawan dalam menjalankan sistem mutu yang telah disepakati.

PT. Alfa dan Omega termasuk dalam category Manufacturing Company dengan jenis dan type produk yang banyak dan bervariasi. Proses produksi refractori sendiri dapat dikategorikan cukup singkat dan sederhana namun keberagaman jumlah dan jenis produksi yang ada membutuhkan suatu sistem pengontrolan yang baik agar proses produksi yang berjalan dapat mencapai sasaran akhir dari manajemen bisnis total yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan. Perbaikan sistem manajemen mutu harus dilakukan seluruh komponen yang ada didalam manajemen PT. Alfa dan Omega. Sistem pengontrolan yang efektif dalam pemeriksaan kualitas produk seharusnya dapat menekan jumlah reject yang dihasilkan dalam proses produksi sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Upaya tersebut harus dilaksanakan secara menyeluruh dari pemeriksaan bahan baku, produk dalam proses sampai produk jadi.

2. Visi da Misi Perusahaan

2.1. Visi Perusahaan

Visi PT. Alfa dan Omega adalah ;

1. Mengembangkan produksi dalam negeri dalam teknik pengecoran Aluminum Die Casting.
2. Mengembangkan potensi sumber daya manusia di seluruh perusahaan.Delivery tepat waktu dan jumlah
3. Menciptakan lapangan pekerjaan dengan selalu memperhatikan safety dan ramah lingkungan (Green Factory).Ll
4. Berupaya untuk menuju kesejahteraan dan keserasian secara menyeluruh.

2.2. Misi Perusahaan

Untuk menjadi perusahaan yang memiliki reputasi yang hebat di Indonesia, yang dimulai dari konsep awal sampai dengan pengiriman akhir dengan mengutamakan:

1. Quality yang prima
2. Cost yang kompetitif
3. Delivery tepat waktu dan jumlah
4. Safety terjamin
5. Effisiensi disegala bidang
6. Maintenance yang berkala

3. Kebijakan Mutu

Kebijakan mutu PT. Alfa dan Omega , yaitu:

Memberikan Kepuasan Pelanggan Yang Berkesinambungan Melalui Produk Dan Pelayanan Dengan Sumber Daya Yang Berkualitas Sesuai Dengan Sistem Manajemen Mutu

4. Sasaran Mutu

Sasaran Mutu PT. Alfa dan Omega adalah :

1. Penjualan 100%
2. Produksi

- Efisiensi 85 %

- Kerusakan Mesin 15 %

- Kerusakan Cetakan 5 %

3. Kualitas

- Kegagalan Casting 10.0 %

- Kegagalan Post Casting 0.5 %

- Kegagalan Pengecatan 9 %

- Kegagalan Machining 0.5 %

- Kegagalan Perakitan 0.2 %

4. Komplain Pelanggan 0 %
5. Pengiriman Barang Ke Pelanggan 100 %
6. Pemasok

- Delivery 100 %

- Quality 100 %

7. Personalia 0.05 %

5. Proses Produksi

Flow proses produksi PT Alfa dan Omega secara garis besar dapat dilihat pada flow chart dibawah ini. Pada flow chart dibawah ini dapat dilihat mulai dari pemilihan supplier yang akan digunakan, penerimaan ( baik bahan baku, bahan pembantu dan part assy ), pengecekan qualitas pada saat penerimaan, ware house ( untuk penyimpanan penerimaan yang telah dinyatakan Quality Control ), proses produksi, pengecekan kualitas saat proses berjalan, storage ( untuk produk yang telah siap kirim ke customer dan dinyatakan “OK” oleh Quality Control ), dan terakhir pengiriman produk ke customer.

Gambar . Flow chart proses produksi

5.1. Supplier

Supplier yang memberikan input pada PT Alfa dan Omega terdiri dari beberapa macam supplier, yaitu :

1. Supplier bahan baku
2. Supplier bahan pembantu
3. Supplier part assy

Sebelum sebuah perusahaan menjadi supplier PT Alfa dan Omega, maka perusahaan tersebut harus diaudit terlebih dahulu. Dalam audit ini akan dilakukan pengecekan meliputi sistim, alat dan perlengkapan, kesiapan produksi dan dokumen yang menunjang terhadap produk yang akan dikirim. Sehingga dengan adanya proses audit ini dapat diketahui kesiapan produksi dan penjaminan qualitas produk yang akan dikirim. Audit dilakukan pada saat project akan berjalan, dan dilakukan secara berkala setelah produk digunakan. Jika terdapat temuan pada saat audit, maka dilakukan perbaikan dan pengecekan kembali apakah perbaikan telah dilakukan. Saat audit menggunakan form Quality Audit Vendor .

5.2. Penerimaan

Sesuai dengan macam supplier yang ada, maka penerimaan juga menerima 3 macam bahan. Pada masing-masing bahan terdapat prosedur yang harus dijalankan untuk menjamin bahan yang datang sesuai dengan spesifikasi.

5.2.1. Penerimaan Bahan Baku

Bahan baku yang digunakan oleh PT Alfa dan Omega adalah alumunium ingot. Alumunium ingot ini terdri dari alumunium ingot ADC 6 dan alumunium ingot ADC 12.

Alumunium ingot saat ditata dalam bentuk bundel. Saat alumunium datang disertai dengan dengan millsheet-nya. Dalam millshhet ini terdapat hasil pengukuran komposisi dari alumunium ingot tersebut yang dilakukan oleh supplier. Sebelum alumunium ingot masuk dalam gudang penyimpanan, dilakukan pengecekan komposisi terlebih dahulu oleh laboratotium PT Alfa dan Omega dengan menggunakan mesin spectrometer. Pengecekan ini adalah pengecekan sampling, yaitu dengan mengambil satu batang ingot dari tiap bundel. Kemudian ingot ditimbang, untuk memastikan jumlah yang dikirim sesuai dengan surat jalan atau tidak. Jika hasil pengecekan komposisi alumunium ingot dinyatakan ‘OK’, maka alumunium ingot dimasukan kegudang dalam lay out sesuai dengan jenisnya. Jika hasil pengecekan komposisi dinyatakan ‘NG’, maka alumunium ingot dimasukan dalam tempat alumunium ingot ‘NG’ yang kemudian akan dikembalikan pada supplier-nya. Pada saat pengembalian menggunakan surat retur.

5.2.2. Penerimaan Bahan Pembantu

Selain menggunkan bahan baku PT Alfa dan Omega juga menggunakan bahan pembantu. Bahan pembantu yang digunakan antara lain yaitu :

1. Adhesive
2. Fluxing
3. Oli Coolant
4. Tool cutting

Untuk bahan pembantu tidak dilakukan proses audit, sebagai gantinya diminta MSDM dari material yang dikirim. Dari MSDM ini akan dapat diketahui bahwa material yang dikirim sesuai dengan spesifikasi dari customer. Pada saat bahan pembantu dikirim bagian ware house akan mengecek jumlah atau berat dari bahan pembantu yang dikirim, dan kemudian akan ditempatkan sesuai dengan lay out yang telah ditentukan.

5.2.3. Penerimaan Part Assy

Ada beberapa part dari PT Alfa dan Omega yang dikirim ke customer dalam bentuk assembling. Part assy yang digunakan sesuai dengan gambar part yang diterima pada saat project akan berjalan.

Part assy pada saat pengiriman menggunakan packing standar yang telah ditentukan, dan dilengkapi dengan Inspection Result Data ( IRD ) dari vendor. Penggunaan packing standar ini untuk meminimalisir kerusakan part pada saat pengiriman, memudahkan pengambilan part pada saat akan digunakan, dan memudahkan dalam penghitungan part. Inspection Result Data adalah hasil pengukuran part assy yang diambil secara sampling pada saat akan dikirim.

Quality Control pada bagian penerimaan melakukan pengecekan sampling part assy yang datang. Jika part assy dinyatakan ‘OK’, maka part diberi label hijau dan dapat digunakan untuk produksi. Jika part assy dinyatakan ‘NG’, maka part diberi label kuning dan dikembalikan pada vendor yang bersangkutan. Part-part assy yang telah dinyatakan ‘OK’ disimpan pada ware house.

5.3. Ware House

Ware house digunakan untuk menyimpan bahan baku, bahan pembantu dan part assy yang telah ditata dengan baik dan rapi. Sehingga jika bagian produksi akan menggunkan dapat mengambil dan mengetahui jumlah yang ada dengan mudah. Untuk menjaga kualitas barang yang tersimpan di ware house, maka ware house dibuat dengan atap yang tertutup. Bagian produksi melakukan pengambilan sesuai dengan kebutuhan schedule produksi, pengambilan dengan menggunakan Bukti Pengambilan barang.

5.4. Produksi

Proses produksi yang ada di PT Alfa dan Omega ada beberapa jenis, yaitu :

1. Die Casting
2. Post Casting
3. Machining
4. Painting
5. Assembling

Dalam membuat produk yang berkualitas maka bagian produksilah yang sangat menetukan. Bagian produksi adalah bagian yang berhubungan langsung dengan pembuatan suatu produk. Pada setiap proses diatas, operator selalu menjaga kualitas produk. Setiap produk yang dibuat langsung di cek oleh operator. Quality Control hanyalah melakukan pengecekan secara sampling, untuk memastikan kualitas produk yang dibuat. Pada setiap mesin produksi dilengkapi dengan alat bantu ukur agar memudahkan operator dalam melakukan pengecekan. Alat bantu ukur itu antara lain adalah :

1. Plug Gauge
2. Thread Gauge
3. Height Gauge

Plug gauge merupakan alat bantu yang digunakan untuk mengecek lubang yang dihasilkan pada saat proses apakah telah sesuai dengan standar atau belum.

Thread gauge merupakan alat bantu untuk mengecek ulir. Thread gauge terbagi atas beberapa kelas, yaitu kelas 1, kelas 2 dan kelas 3.

Height gauge merupakan alat bantu untuk mengecek ketinggian atau kedalaman permukaan yang diproses.

Selain alat bantu ukur, pada setiap mesin diperlengkapi juga dengan limit sample produk yang dikerjakan. Dengan adanya visualisasi limit sampel ini, maka diharapkan dapat mengurangi kebimbangan operator dalam menentukan produk yang dibuat apakah sesuai dengan spesifikasi permintaan atau tidak.

Quality Control melakukan pengecekan secara sampling sesuai dengan check sheet. Check Sheet adalah form isian yang berisi ukuran-ukuran yang harus di cek beserta dengan penetapan alat ukurnya. Agar kualitas produk dapat terjaga, maka QC di PT Alfa dan Omega melakukan pengecekan sebanyak 4 kali dalam satu shift. Hal ini dapat terlihat pada form Check Sheet. Sebelum produk dikirim ke storage, QC melakukan pengecekan part secara sampling dari setiap palletnya. Dan produk yang dinyatakan ‘OK’ akan diberi label hijau pada palletnya. Jika part dinyatakan repair maka pallet akan di beri label kuning. Dan jika produk dinyatakan ‘NG’ maka pallet akan diberi label merah. Dan untuk memudahkan proses pengecekan visual, maka dibuatkan juga standar visual dalam bentuk Point Check. Dalam Point Check ini terdapat visual-visual standar yang perlu diperhatikan. Contoh Point Check.

5.5. Storage

Di storage produk yang telah siap dikirim ke customer disimpan dan ditata dengan rapi, dan ditutupi. Untuk menjaga kualitas produk yang siap dikirim, produk ditempatkan pada packing standarnya. Packing standar ini ada yang berupa box, pallet dan career. Selain itu packing standar dibungkus dengan menggunakan plastic wrapping, agar produk tidak kotor karena debu. Packing standar sebelum digunakan terlebih dahulu harus disetujui oleh customer. Jumlah dari part yang ada, berat total harus memenuhi standar cusromer.

5.6. Pengiriman

Pada saat sebelum pengiriman, Quality Anssurance melakukan pengukuran secara sampling dengan menggunakan Inspection Result Data. Pengukuran ini dilakukan untuk penjaminan QA terhadap produk yang akan dikirim ke customer. IRD ini dikirim bersama dengan produk. Packing standar dimasukkan dalam mobil delivery dengan ditata dengan rapi, agar pada saat perjalanan tidak ada produk yang jatuh dan rusak.

6. Analisa

Kualitas (Joseph Juran ) adalah kesesuaian untuk penggunaan (fitness for use), ini berarti bahwa suatu produk atau jasa hendaklah sesuai dengan apa yang diperlukan atau diharapkan oleh pengguna, lebih jauh Juran mengemukakan lima dimensi kualitas yaitu :

a. Rancangan (design), sebagai spesifikasi produk

b. Kesesuaian (conformance), yakni kesesuaian antara maksud desain dengan penyampaian produk actual

c. Ketersediaan (availability), mencakup aspek kedapatdipercayaan, serta ketahanan. Dan produk itu tersedia bagi konsumen untuk digunakan

d. Keamanan (safety), aman dan tidak membahayakan konsumen

e. Guna praktis (field use) , kegunaan praktis yang dapat dimanfaatkan pada penggunaannya oleh konsumen

Elemen-elemen kualitas meliputi :

a. Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan

b. Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan ling­kungan

c. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa Yang dianggap merupakan kualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang).

Penjaminan kualitas adalah (Elliot, 1993 ) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas. Kebutuhan tersebut adalah standar-standar yang telah ditentukan oleh customer. Tujuan dari Penjaminan Mutu (Yorke, 1997 ) adalah :

a. Membantu perbaikan dan peningkatan secara terus-menerus dan ber­kesinambungan melalui praktek yang terbaik dan mau mengadakan inovasi

b. Memudahkan mendapatkan bantuan, baik pinjaman uang atau fasilitas atau bantuan lain dari lembaga yang kuat clan dapat dipercaya

c. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah dicapai dengan standar pesaing

d. Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki

Dari Sistem Penjaminan Mutu yang telah dilakukan oleh PT Alfa dan Omega, telah dapat diketahui bahwa mutu produk itu sangat penting. Dari saat mulai penentuan subcont telah dilakukan proses audit terlebih dulu, untuk mengetahui apakah subcont tersebut dapat membuat produk sesuai dengan kualitas dan jumlah yang dinginkan.

Di PT Alfa dan Omega proses penjaminan kualitas ini juga dilakukan mulai dari kedatangan bahan, baik itu bahan baku, bahan pembantu dan part assy. Dalam proses pun juga dilakukan kegiatan yang bertujuan untuk penjaminan kualitas produk yang dibuat, baik oleh operator atau pun oleh Quality Control. Kegiatan ini meliputi pengecekan dimensi, dan test properties. Untuk operator menggunkan alat bantu ukur, sedangkan untuk Quality Control menggunakan alat ukur. Alat bantu ukur meliputi, thread gauge, plug gauge, high gauge, dll. Alat ukur meliputi, caliper, hole test, cmm, dll.